Jaką niszczarkę do dokumentów kupić?

Osoby pracujące w biurze często mają do czynienia z wieloma dokumentami, najczęściej formatu A4. Ich segregacja i utylizacja zajmuje całkiem sporo czasu. W przypadku mało istotnych kartek papieru, ich wyrzucenie nie jest żadnym problemem. Gorzej jednak, jeśli dokumenty zawierają istotne informacje firmowe, dane klientów. Wtedy z pewnością przyda się nam niszczarka dokumentów. Co warto jednak wiedzieć o takim urządzeniu?

Niszczarka do dokumentów
Niszczarka do dokumentów marki Fellows. Źródło: fellowes.pl

Dlaczego warto kupić niszczarkę do dokumentów?

Jak przed chwilą wspomnieliśmy, wiele dokumentów firmowych może zawierać informacje, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce. Są to najczęściej dane klientów, firmowe, numery kont bankowych, wewnętrzna korespondencja. Wyciek takich danych może być sporym kłopotem dla firmy. Z pomocą niszczarki można dokonywać rozcięcia, poszatkowania kart papieru, nośników CD na drobne kawałki, co jest z reguły wystarczającym sposobem na zniszczenie danych, informacji. Nie możemy przy tym zapominać, że niszczarki do dokumentów są świetnym pomysłem na utylizację papieru. Dokumenty pocięte na paski zajmują o wiele mniej miejsca w worku, koszu na śmieci niż gruba sterta papierów. Łatwiej zatem jest się ich potem pozbyć. Te dwa wspomniane czynniki sprawiają, że niszczarki są tak chętnie wybierane do mniejszych i większych biur.

Na co zwrócić uwagę kupując niszczarkę dokumentów?

Jeśli mamy w planach zakupić taką niszczarkę, koniecznie zastanówmy się nad tym, do czego nam będzie potrzebna. Od ważności niszczonych dokumentów zależeć może przyporządkowany do niszczarki stopień poufności. Ponadto liczyć się będzie sama wielkość urządzenia – szerokość wejścia, pojemność zbiornika na odpadki. Równie istotna będzie wydajność konkretnego modelu, poziom hałasu czy też przydatne funkcje.

  1. Stopień poufności niszczonych dokumentów
  2. Wydajność niszczarki dokumentów
  3. Szerokość wejścia na dokumenty
  4. Pojemność kosza na ścinki
  5. Ilość jednorazowo niszczonych kartek
  6. Ergonomia i bezpieczeństwo użytkowania
  7. Poziom hałasu
  8. Przydatne funkcje niszczarek
  9. Wybór niszczarki do dokumentów w zależności od zastosowania
  10. Polecani producenci niszczarek do dokumentów

 

1 Stopień poufności niszczonych dokumentów

Pierwszą rzeczą, na którą koniecznie zwrócić musimy uwagę jest stopień poufności dokumentów. Konkretny stopień ma wpływ na szerokość i wielkość ścinek, na które przerabiane są dokumenty. Im stopień jest wyższy, tym dokumenty są niszczone na drobniejsze elementy, co uniemożliwia ich ponowne złożenie w celu odczytania danych.

Regulacje w zakresie niszczenia dokumentów i nośników danych – norma DIN 66399

Norma DIN 66399 została opracowana przez Standards Committee for Information Technology and Applications. Weszła ona w życie w październiku 2012 roku zastępując dotychczasową normę DIN 32757, które miała zastosowanie wyłącznie do sposobu niszczenia papieru. Nowe regulacje są dostosowane do dynamicznych zmian technologicznych oraz obecnych wymagań prawnych w zakresie ochrony informacji poufnych. Szczegółowo określają one kwestie związane z niszczeniem dokumentów zapisanych nie tylko na papierze, ale także na popularnych nośnikach cyfrowych.

Klasy ochrony danych zgodne z normą DIN 66399

  • Klasa 1: jest to normalna ochrona wymagana dla danych wewnętrznych. Informacje dostępne na dokumentach są przeznaczone dla większych grup, a ich ujawnienie mogłoby mieć ograniczony negatywny wpływ na firmę. Mowa tutaj najczęściej o korespondencji, katalogach, spersonalizowanych reklamach, notatkach.
  • Klasa 2: obejmuje wyższe wymagania ochrony dla wrażliwych danych, które są przeznaczone dla wąskiego grona osób. Ich ujawnienie mogłoby mieć znaczący wpływ na biznes czy naruszenie umów prawnych. Jest to na ogół odpowiednia korespondencja ofertowa, wnioski, notatki, zawiadomienia czy też dane osobowe.
  • Klasa 3: ta z kolei obejmuje bardzo wysokie wymagania ochrony dla wysoce poufnych i tajnych danych z ograniczeniem do wąskiej grupy autoryzowanego dostępu. Ich ujawnienie mogłoby wiązać się z poważnymi konsekwencjami dla firmy i naruszałoby tajemnice handlowe, umowy i przepisy prawa. Do takich dokumentów należy dokumentacja zarządzania, dane finansowe, sprawozdania.

Wymagania dotyczące niszczenia dokumnetów

Nowa norma pokazuje konkretne wymagania, jakie są stawiane maszynom oraz procesom niszczenia dokumentów. Wykazuje ona siedem poziomów bezpieczeństwa dla wszystkich nowoczesnych nośników informacji.

  • Poziom 1: jest zalecany do niskiego ryzyka dokumentów zawierających dane wewnętrzne. Należy do klasy ochrony 1. Wymagana w nim szerokość paska to ≤ 12 mm, a długość paska jest nielimitowana.
  • Poziom 2: obejmuje dokumenty/korespondencję wewnętrzną firmy. To również klasa ochrony 1, gdzie wymagana szerokość paska to ≤ 6 mm, a długość paska także jest nielimitowana.
  • Poziom 3: zalecany jest dla nośników danych i dokumentów zawierających informacje wrażliwe i poufne. Obejmuje klasę ochrony 1 i 2. Tworzona jest tutaj ścinka o szerokości ≤ 2 mm.
  • Poziom 4: zalecany również dla nośników danych i dokumentów zawierających szczególnie wrażliwe i poufne dane. Szerokość ścinki to ≤ 6 mm.
  • Poziom 5: polecany dla dokumentów zawierających tajne informacje. Klasa ochrony to 2 i 3, a szerokość ścinki to  ≤ 2 mm. Z kolei powierzchnia ścinki to ≤ 30 mm2.
  • Poziom 6: zalecany dla tajnych danych wymagających zastosowania wysokich środków bezpieczeństwa. Szerokość ścinki to zaledwie ≤ 1 mm, a jej powierzchnia wynosi ≤ 10 mm2.
  • Poziom 7: zalecany dla dokumentów zawierających ściśle tajne informacje. Obejmuje klasę ochrony 7. Szerokość ścinki to ≤ 1 mm, a jej powierzchnia to tylko ≤ 5 mm2.

Wybór niszczarki zarówno pod względem klasy jak i poziomu zależy od pracy, którą wykonujemy. Im mamy do czynienia z bardziej poufnymi i istotnymi dla danych firmy dokumentami do zniszczenia, tym musimy stawiać na niszczarki wyższej klasy i z wysokim poziomem niszczenia.

2 Wydajność niszczarki dokumentów

Kolejnym istotnym parametrem będzie wydajność niszczarki. Jest ona podawana w ilości kartek  papieru o gramaturze 70 g niszczonych na minutę. Istnieją modele, które niszczą zaledwie kilka kartek na minutę, a są takie, które w ciągu pół godziny poradziłyby sobie ze zniszczeniem pokaźnego wydania Trylogii Sienkiewicza. Wybór niszczarki pod tym względem powinien odbywać się przede wszystkim według naszych zapotrzebowań. W małej firmie niszczarka na 10 kartek na minutę będzie optymalnym rozwiązaniem. W większych biurach, gdzie ma się do czynienia ze sporą ilością dokumentów, z pewnością przydadzą się egzemplarze niszczące kilkaset dokumentów w ciągu kwadransa, pół godziny.

3 Szerokość wejścia na dokumenty

Jeśli mamy do czynienia z różnorodnymi dokumentami, musimy koniecznie zwracać uwagę, jaką szerokość wejścia posiada konkretna niszczarka. Przyjmuje się, że ekonomiczne i małe modele posiadają z reguły szerokość około 130 mm. Największe z kolei modele na rynku posiadają wejście  nawet 500 mm. Większość egzemplarzy z przeznaczeniem do pracy biurowej posiada szerokość wejścia od 220 do 300 mm. Jest ona wystarczająca do niszczenia kopert, arkuszy A4, ulotek reklamowych oraz wielu innych dokumentów. Dlatego właśnie szerokość przynajmniej 20 cm będzie optymalna dla wielu dokumentów.

4 Pojemność kosza na ścinki

Jeżeli nie lubimy często sprzątać, wywalać śmieci biurowych, to całkiem ważna dla nas może być pojemność kosza na ścinki. W małych biurach, do domowego użytku najlepszym rozwiązaniem są niszczarki z pojemnikami do 15 litrów. W typowej pracy biurowej o wiele lepiej sprawdzają się większe modele, które mają zwykle od 20 do nawet 80 litrów. Istnieją także niszczarki centralne zaopatrzone w worki na śmieci o pojemności ponad 100 litrów.

5 Ilość jednorazowo niszczonych kartek

W przypadku samego procesu niszczenia dokumentów sporą zaletą jest ilość jednorazowo niszczonych kartek. Trudno chyba jest sobie wyobrazić sytuację, kiedy mamy do zniszczenia kilkaset dokumentów i musimy wkładać do niszczarki jeden po drugim. Dlatego też większość bardziej wydajnych modeli daje nam możliwość równoczesnego niszczenia co najmniej kilku dokumentów. W mniejszych i tańszych egzemplarzach najczęściej można niszczyć około 5 jednakowych kartek jednocześnie. Urządzenia typowo biurowe niszczą ich ponad 10, a największe i najbardziej wydajne gwarantują nawet kilkadziesiąt jednocześnie niszczonych dokumentów.

6 Ergonomia i bezpieczeństwo użytkowania

Praktycznie w każdym modelu w celu zniszczenia dokumentu wystarczy jedynie włożyć kartkę lub kartki do szczeliny u góry urządzenia. Większość modeli automatycznie rozpoczyna rozdrabnianie, następnie się wyłącza. Inne z kolei aktywowane i dezaktywowane są za pomocą jednego przycisku. Korzystanie z niszczarki powinno być niezwykle proste. Wiele osób chwali sobie czujniki termiczne, które po nagrzaniu się silnika, automatycznie wyłączają urządzenie – znacząco wydłuża to jego żywotność. Urządzenia te posiadają zaokrąglone kształty, kolorystykę, dzięki której można je wkomponować do wystroju biura, pomieszczenia. Większość posiada również zabezpieczenie przed dziećmi oraz zwierzętami.

7 Poziom hałasu

Oczywiście z racji pracującego silnika i mechanizmów niszczarki, urządzenie może generować mniejszy lub większy hałas. Przyjmuje się, że podczas pracy dopuszczalne dźwięki powinny być emitowane na poziomie 45 – 65 dB. Powyżej tej wartości dłuższa praca przy niszczarce może być mniej lub bardziej uciążliwa dla pracownika.

8 Przydatne funkcje niszczarek

Oczywiście niszczarki to nie tylko urządzenia, których jedynym zadaniem jest proste niszczenie dokumentów papierowych. Dziś klienci oczekują znacznie więcej funkcji dodatkowych, które wpływają na użyteczność, bezpieczeństwo, szybkość pracy.

Niszczenie innych nośników danych

W wielu firmach oprócz dokumentów papierowych tworzone są także ważne informacje na płytach CD. Dlatego też cenione są takie niszczarki, które wyposażone są w noże do cięcia plastiku. Z ich pomocą można niszczyć komputerowe nośniki pamięci, jak i również karty bankowe, identyfikatory, plakietki.

Automatyczny Start/Stop

Jest to ceniona funkcja, która znacząco ułatwia nam wykonywanie czynności niszczenia dokumentów. Taka niszczarka automatycznie rozpoczyna pracę, gdy włożymy do środka dokument, jak i również automatycznie wyłącza się po jego zniszczeniu.

Funkcja cofania

Zdarza się, że przy zbyt dużej ilości dokumentów lub małych elementach metalowych, które znajdują się przy papierze, niszczarka ulega zacięciu. Dzięki funkcji cofania – reverse, możliwe jest odwrócenie pracy silnika, który po prostu cofnie nam z powrotem załączone dokumenty. To o wiele lepsza opcja niż wzywanie technika lub konserwatora.

Automatyczne wyłączanie po zdjęciu głowicy

Choć niszczarki należą do bezpiecznych urządzeń, to jednak po wyjęciu głowicy może się komuś z nas przytrafić drobny wypadek. Dlatego też pomocna w tym momencie jest funkcja automatycznego wyłączenia, kiedy to urządzenie nie będzie zdolne do pracy bez głowicy.

Auto-Stop na wypadek dotknięcia szczeliny na papier

To kolejna funkcja, której zadaniem jest zadbanie o nasze bezpieczeństwo. Znajdujące się przy głowicy czujniki dotyku automatycznie wykryją palce użytkownika, przez co wyłączają urządzenie. W ten oto sposób można zabezpieczyć się na wypadek poranienia dłoni.

Podajnik

Podajnik jest w szczególności ceniony tam, gdzie dokonuje się częstszego i na większą skalę niszczenia dokumentów. Jest to element, dzięki któremu niszczarka może automatycznie pobierać dokumenty do niszczenia.

Czujnik wypełnienie kosza na ścinki

Jest to opcja w szczególności przydatna tym wszystkim osobom, które zapominają o regularnym opróżniania kosza na ścinki. Niszczarka poinformuje nas, iż kosz został już dostatecznie napełniony.

Kosz zamykany na klucz

Jest to opcja przydatna w niszczarkach znajdujących się w biurach posiadających dokumenty o najwyższym statusie tajności.

Kółka

Niszczarki zaopatrzone w kółka są o wiele bardziej przyjazne w czasie przemeblowania, przeprowadzki. Możemy je bez trudu przetransportować z jednego miejsca na drugie.

9 Wybór niszczarki do dokumentów w zależności od zastosowania

Do tej pory opisywaliśmy różnorodne parametry, zakresy i funkcje niszczarek. Czas zatem przejść do ich przyporządkowania względem miejsca pracy.

Niszczarki do małego biura lub domu

Są to najprostsze i najtańsze urządzenia, które przydatne są do mniej wymagających prac. Z pewnością najlepiej sprawdzą się w niszczeniu 30-50 arkuszy papieru dziennie. Oczywiście można za ich pomocą niszczyć więcej dokumentów, jednak z racji prędkości, wydajności zajmie to zapewne więcej czasu. Wśród takich mniejszych niszczarek dostępne są również urządzenia umożliwiające niszczenie płyt CD DVD/Bluray oraz kart kredytowych.

Niszczarki biurowe

Jest to grupa obejmująca standardowe niszczarki biurowe, dla kilku, kilkunastu pracowników. Świetnie nadają się do niszczenia do 200 dokumentów dziennie lub okresowego niszczenia większej ilości dokumentów. Należą do grupy najpopularniejszych i jednocześnie najbardziej uniwersalnych niszczarek. Także nadają się zwykle do niszczenia nośników na płytach, identyfikatorów, kart, choć jest to zależne od producenta.

Niszczarki do dużego biura

W tej grupie znajdują się niszczarki z przeznaczeniem dla całego biura, z których może każdego dnia korzystać od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu użytkowników. Gwarantują z reguły optymalne niszczenie do 500-800 dokumentów dziennie. Mowa tutaj o urządzeniu centralnym, które pozwala na obniżenie kosztów zakupu i serwisu, jak i łatwość eksploatacji. Dają nam na ogół możliwość pracy ciągłej, posiadają stosunkowo dużą pojemność kosza na ścinki.

Niszczarki centralne

Ostatnią grupę stanowią niszczarki centralne. Są to największe i najbardziej wydajne urządzenia, które sprawdzają się w dużych firmach, korporacjach. Z pewnością będą pomocne dla całej organizacji lub piętra biurowego. Charakteryzują się wysoką wydajnością, koszem o pojemności 80-100 litrów oraz silnikiem przystosowanym do pracy ciągłej. Należą przy tym oczywiście do urządzeń z najwyższej półki.

10 Producenci niszczarek do dokumentów

Jak z każdym urządzeniem elektrycznym czy elektronicznym do biura, na rynku zetkniemy się z egzemplarzami od wielu producentów. W ofertach sklepów internetowych i stacjonarnych znajdziemy zarówno modele typu no name jak i markowe niszczarki. My oczywiście polecamy wybór tych drugich, które są gwarancją jakości, solidności oraz długiego użytkowania. Do takich producentów zaliczymy między innymi Dahle, Fellowes, GBC, HSM, Kobra, Omega, Opus, Rexel czy też Wallner.

Podsumowanie

Niszczarki do dokumentów to niezwykle przydatne urządzenia, które przydają się zarówno w małych jak i większych biurach. Służą one nie tylko do niszczenia papierów z ważnymi dla firmy danymi, lecz także pomagają w szybszym i wygodniejszym pozbyciu się nadmiaru zbędnych dokumentów. Ponieważ ich koszt zakupu czy eksploatacji nie jest zbyt duży, powinny być optymalnym wyborem dla niejednej firmy.